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西华师范大学审计档案管理办法
作者:   发布日期:2017/6/15   浏览次数:13
 

第一章   

第一条  为进一步规范我校内部审计档案管理工作,提高审计档案质量,发挥审计档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、《审计机关审计档案管理规定》、《内部审计具体准则第2308号—审计档案工作》、《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》和《西华师范大学内部审计工作规定》等法律文件的相关规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称审计档案,是指审计处和审计人员在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。审计档案是学校档案的组成部分。

第三条  本办法所称审计档案工作,是指审计处对应纳入审计档案的文件材料(以下简称:审计档案材料)进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第四条  学校审计档案应当实行集中统一管理。审计处应配备专职(兼职)档案人员,负责审计处的审计档案管理工作。

第五条  本办法适用于审计处、审计人员及其从事的内部审计业务活动。接受委托的社会中介机构或者聘用兼职审计员、特约审计员承办或者参与内部审计项目形成的审计档案材料应当全部交回审计处,并遵守本办法的相关规定。

第二章  基本原则

第六条  审计人员在审计项目实施结束后,应当及时收集审计档案材料,按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。

第七条  审计人员立卷时,应当遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷的原则。

第八条  审计档案应当坚持谁审计、谁立卷的原则,做到审结卷成、定期归档。

第九条  审计人员应按审计项目分别立卷。

(一)不同审计项目不得合并立卷。

(二)跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷。

第十条  审计文件材料的归档时间应当在该审计项目终结后的5个月内,不得迟于次年4月底。跟踪审计项目,按年度分别立卷归档。

第十一条  审计档案质量的基本要求是:审计档案材料应当真实、完整、有效、规范,并做到遵循档案材料的形成规律和特点,保持档案材料之间的有机联系,区别档案材料的重要程度,便于保管和利用。

第十二条  学校应建立健全审计档案工作管理制度,明确规定审计档案管理人员的工作要求和岗位职责。

第十三条  审计档案归档工作实行审计人员专人负责制。

(一)工程审计项目的审计档案归档工作实行审计项目负责人制,工程项目联系人(工程项目审计管理人)审计档案的立卷人,具体负责所管理工程项目的审计档案材料的归档工作,对该项目审计档案的质量负主要责任。

(二)经济责任审计等项目的审计档案归档工作实行审计组长负责制,审计组组长应在审计工作方案中确定审计档案的立卷人,该立卷人应当及时收集审计项目的文件材料,在审计项目终结后按立卷方法和规则进行归类整理、进行编目和装订,并对该项目审计档案的质量负主要责任。

第三章  审计档案的范围与排列

第十四条  审计人员应当及时收集在审计项目实施过程中直接形成的文件材料和与审计项目有关的其他审计档案材料。

第十五条  审计人员应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度,以审计报告相关内容的需要为标准,整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料,并归集形成审计档案。

第十六条  审计档案材料主要包括以下几类:

(一)立项类材料:审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等;

(二)证明类材料:审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等;

(三)结论类材料:审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等;

(四)备查类材料:审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第十七条  审计档案材料应当按下列四个单元排列:

(一)立项类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列;

(二)证明类材料,按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列;

(三)结论类材料,按逆审计程序、结合其重要程度予以排列;

(四)备查类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十八条  审计档案内每组材料之间的排列要求:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件在前,次要文件在后;

(六)汇总性文件在前,原始性文件在后。

第四章  纸质审计档案的编目、装订与移交

第十九条  纸质审计档案主要包括下列要素:

(一)案卷封面;

(二)卷内材料目录;

(三)卷内材料;

(四)案卷备考表。

第二十条  案卷封面应当采用硬卷皮封装。

第二十一条  卷内材料目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制。

第二十二条  卷内材料应当逐页注明顺序编号。

第二十三条  案卷备考表应当填写立卷人、项目负责人、检查人、立卷时间以及情况说明。

第二十四条  纸质审计档案的装订应当符合下列要求:

(一)拆除卷内材料上的金属物;

(二)破损和褪色的材料应当修补或复制;

(三)卷内材料装订部分过窄或有文字的,用纸加宽装订;

(四)卷内材料字迹难以辨认的,应附抄件加以说明;

(五)卷内材料一般不超过200页装订。

第二十五条  审计人员(立卷人)应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中,其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第二十六条  审计人员(立卷人)完成审计档案归类整理后,经审计项目负责人检查后移交审计处专职(兼职)档案人员实行集中统一管理。审计处临时保管审计档案期满,审计处档案管理人员进行登记造册,经审计项目业务科室负责人核查、审计处负责人审批后,按规定进行编目和归档,向学校档案馆办理移交手续。

第五章  电子审计档案的建立、移交与接收

第二十七条  审计处在条件允许的情况下,可以为审计项目建立电子审计档案。

第二十八条  审计处应确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。

第二十九条  电子审计档案应当采用符合国家标准的文件存储格式,确保能够长期有效读取。主要包括以下内容:

(一)用文字处理技术形成的文字型电子文件; 

(二)用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件;

(三)用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件;

(四)用音频设备获得的声音电子文件;

(五)其他电子文件。

第三十条  审计处在审计项目完成后,应当以审计项目为单位,按照归档要求,向学校档案馆办理电子审计档案的移交手续,并符合以下基本要求:

(一)元数据应当与电子审计档案一起移交,一般采用基于XML的封装方式组织档案数据;

(二)电子审计档案的文件有相应纸质、缩微制品等载体的,应当在元数据中著录相关信息;

(三)采用技术手段加密的电子审计档案应当解密后移交,压缩的电子审计档案应当解压缩后移交;特殊格式的电子审计档案应当与其读取平台一起移交;

(四)审计处应将已移交的电子审计档案在本部门至少保存5年,其中的涉密信息必须符合保密存储要求。

第三十一条  电子审计档案移交的主要流程包括:组织和迁移转换电子审计档案数据、检验电子审计档案数据和移交电子审计档案数据等步骤。

第三十二条  电子审计档案的移交可采用离线或在线方式进行。

(一)离线方式是指审计处一般采用光盘移交电子审计档案;

(二)在线方式是指审计处通过与管理要求相适应的网络传输电子审计档案。

第三十三条  档案馆可以建立电子审计档案接收平台,进行电子审计档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。

第三十四条  电子审计档案检验合格后办理交接手续,由交接双方签字;也可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。

第六章  审计档案的保管和利用

第三十五条  审计档案归学校所有,一般情况下,由学校档案馆负责保管,档案馆应当安排对审计档案业务熟悉的人员对接收的纸质和电子审计档案进行必要的检查。

第三十六条  归档与纸质文件相同的电子文件时,应当在彼此之间建立准确、可靠的标识关系,并注明含义、保持一致。

第三十七条  审计档案的保管期限由审计处根据审计项目涉及的金额、性质、影响等因素划定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。审计档案的保管期限自归档年度开始计算。

(一)审计档案保管期限的具体划分标准如下:

1.永久保管的档案,是指特别重大的审计事项、列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案。

2.保管30年的档案,是指重要审计事项、查考价值较大的档案。

3.保管10年的档案,是指一般性审计事项的档案。

(二)执行同一审计工作方案的审计项目档案,确定相同保管期限。

(三)审计档案在归档后在审计处临时保存3年后应移交学校档案馆。

第三十八条  审计档案的密级和保密期限应当根据审计工作保密事项范围和有关部门保密事项范围合理确定。凡未标明保密期限的,按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。

(一)审计档案的密级及其保密期限,按卷内文件的最高密级及其保密期限确定,由审计处按有关规定作出标识。

(二)审计档案保密期限届满,即自行解密。因工作需要提前或者推迟解密的,由审计处向学校保密工作部门按解密程序申请办理。

第三十九条  审计处和档案馆应当定期开展保管期满审计档案的鉴定工作,对不具有保存价值的审计档案进行登记造册,经审计处和档案馆双方负责人签字,并报学校主管档案工作和审计工作的校领导批准后,予以销毁。

第四十条  学校应当加强审计档案信息化管理,采用计算机等现代化管理技术编制适用的检索工具和参考材料,积极开展审计档案的利用工作。

第四十一条  建立健全审计档案利用制度。

(一)借阅审计档案,一般限定在审计处内部。

(二)审计处以外或学校以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出具审计档案证明的,必须经主管审计工作的校领导批准,重大审计事项的档案须经学校主要领导审批。

第四十二条  学校应当按照国家有关规定配置具有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫功能的专用、坚固的审计档案库房,配备必要的设施和设备。

第四十三条  损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的,由学校依照有关规定追究相关人员的责任;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

第七章   

第四十四条  本办法须经校长办公会审议批准。

第四十五条  本办法由审计处负责解释。

第四十六条  本办法自201711日起执行。

 

 
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